O compartilhamento indevido de dados pessoais pode gerar enormes problemas. Desse modo, informações sensíveis, como CPF e RG, só podem ser compartilhadas com a anuência do titular destes dados.
Portanto, a Lei Geral de Proteção de Dados, conhecida popularmente pela sigla LGPD, vem para regulamentar o uso de informações privadas. Com isso, o compartilhamento e comercialização dos dados pessoais só pode acontecer mediante autorização formal.
Mas afinal, de que forma estas mudanças podem atingir o trabalho da equipe de RH?
Pois bem, os departamentos e empresas de RH precisam ter maiores cuidados no manuseio dos dados de seus colaboradores hoje em dia. Sendo assim, vamos acompanhar ao longo do artigo quais são os cuidados necessários nessa transição e como o Secullum Ponto pode contribuir nessa mudança.
Para entender melhor sobre o impacto da LGPD na atuação do RH, é necessário se aprofundar sobre a lei e suas determinações.
A Lei Geral de Proteção de Dados, em vigor no Brasil desde agosto de 2020, cria o conceito de dados sensíveis. Ou seja, é considerado crime o compartilhamento de informações sobre a origem racial ou étnica, convicções religiosas, opiniões políticas, saúde ou vida sexual de cada individuo.
Além disso, dados que revelam a identidade de uma pessoa, como idade, endereço, e telefone podem ser colhidas ou compartilhadas com autorização.
Portanto, as empresas ou pessoas físicas que descumprirem estas determinações poderão arcar com uma multa de até R$ 50 milhões. Além disso, esta lei tem como base o Regulamento Geral de Proteção de Dados, promulgada na União Europeia em 2018.
Além de regulamentar o uso, a coleta e o armazenamento de dados, a LGPD é importante de outras formas para os Recursos Humanos. Por exemplo, o bom uso da legislação permite a execução de ações estratégicas, utilizando os dados para realizar avaliações da equipe de trabalho.
Entretanto, para manusear estes dados, o RH deve investir em padrões de segurança que impeçam o acesso universal. Ou seja, bancos de dados virtuais precisam ser criptografados, protocolos HTTPS ou acesso exclusivo com senha e cadastro.
A fim de fazer valer estas regras, o mundo corporativo adota o compliance. Esse modelo de gestão reúne os diferentes setores da empresa para que sejam executadas as normas da lei.
Além disso, outro ponto que destaca a importância da LGPD para as empresas é a transparência. Com a regulamentação da coleta e armazenamento dos dados, é possível estabelecer uma relação mais transparente, seja com os colaboradores ou clientes e parceiros comerciais.
Dessa forma, vale a pena conferir quais são os principais impactos que a nova lei traz para o setor de Recursos Humanos.
Para aplicar as regras definidas na LGPD, o RH precisa se aproximar ainda mais de outros setores da empresa. Portanto, o departamento de Tecnologia da Informação será um grande aliado nessa reformulação.
Isso porque é o TI quem implementa os sistemas de segurança digital, como acesso restrito e criptografia. Esse processo envolve desde a plataforma de recrutamento e seleção de novos profissionais, até o registro do ponto e crachá de identificação.
Sendo assim, além de exibir o termo de confidencialidade dos dados nas páginas da empresa, a equipe de informática deve garantir que estes termos sejam seguros contra o ataque de invasores.
Além disso, a automação de processos é outra medida que evita o vazamento de dados. Ou seja, ao invés de registrar o ponto de forma manual, implementar softwares que ofereçam total privacidade e controle dos dados.
Ademais, o que pode facilitar essa aproximação entre os setores é a função de Encarregado de Proteção de Dados. Este profissional vai ter a tarefa de gerenciar o controle de informações sensíveis, criando um modelo de trabalho capaz de viabilizar esse processo.
É bastante comum que, para contratar os melhores profissionais do mercado, a empresa execute um criterioso processo seletivo. Desse modo, a equipe de recrutamento e seleção coleta o maior volume de informações possíveis sobre os candidatos.
No entanto, com a implementação da LGPD, a forma de colher estes dados precisa mudar. Ao receber currículos e portfólios, por exemplo, a empresa deve garantir que estes documentos não tenham acesso livre, seja em formato físico ou digital.
Além disso, é necessário fornecer um termo de permissão para o uso dos dados, informando a finalidade que terão e quem poderá acessá-los. Com isso, além de seguir a lei, dificulta o vazamento ilegal das informações sensíveis.
Para diminuir o volume de dados armazenados e gerenciados pela empresa, é interessante que a equipe de recrutamento se exima de colher informações sensíveis, como CPF, orientação sexual, idade, etnia.
A contratação de novos profissionais representa a coleta de muitas informações sensíveis. Desse modo, é preciso tomar algumas medidas para evitar problemas no futuro.
Sendo assim, cabe ao RH ser transparente sobre a forma que a empresa lida com os dados, conscientizando o colaborador de que eles estará protegido, mesmo fornecendo as informações pessoais.
Caso o funcionário concorde com as deliberações de uso de dados da empresa, ele deve assinar o termo de permissão. Este documento certifica de que a empresa poderá utilizar suas informações, porém de maneira responsável e apenas dentro daquilo que foi proposto em contrato.
Entre os dados sensíveis colhidos pelo RH na admissão, os mais comuns estão as fotos, digitais, e reconhecimento facial.
Nos últimos anos, o mercado de trabalho vem passando por uma série de mudanças. Dentre as alterações está o crescimento do home office, com os colaboradores atuando dentro de suas casas.
Entretanto, apesar dos benefícios e comodidades que esse modelo de trabalho oferece, há também pontos que inspiram mais cuidados. O compartilhamento de dados, por exemplo, se torna menos seguro, uma vez que a empresa não tem controle da estação de trabalho.
Portanto, a conscientização dos profissionais é necessária para que dados sensíveis não sejam vazados, mesmo que involuntariamente. Por isso, é muito bom criar palestras e cursos sobre a LGPD e o manuseio de dados internos da empresa.
Além disso, ofereça canais exclusivos de comunicação e armazenamento de arquivos. Estas plataformas, criadas pela TI, devem ser mais seguras e diminuem as chances de problemas na gestão de dados.
Todas estas adequações previstas pela Lei Geral de Proteção de Dados exige a escolha correta das ferramentas que irão auxiliar nessa mudança.
O registro de ponto, por exemplo, é uma das etapas que mais colhem dados sensíveis dos trabalhadores. Desse modo, o software que realiza esse procedimento deve estar totalmente adequado a LGPD, além das Portarias nº 1510/2009 e nº 373/2011.
Pensando em todos estes cuidados, a Secullum Software desenvolve os produtos com melhor desempenho e segurança no mercado.
Mesmo permitindo a gestão de dados como a biometria, controle da jornada de trabalho e carga horária, o Secullum Ponto Web é totalmente confiável e fornece informações de acordo com diferentes níveis de acesso.
Além disso, a ferramenta ainda oferece aos gestores o acesso aos relatórios de sua equipe em tempo real, permitindo melhor análise sobre o desempenho dos profissionais.
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