Uma das funções do setor de Recursos Humanos é fazer o controle de dados dos colaboradores da empresa. Por serem dados pessoais e, muitas vezes, sigilosos, fazer um controle adequado é fundamental.
Se já merecia atenção antes, agora, com a Lei Geral de Proteção de Dados pessoais, a atenção à proteção de dados dos funcionários deve ser redobrada! Veja a seguir, como fazer o controle dos dados dos colaboradores de acordo com a nova Lei de proteção de dados.
Os dados pessoais são todas aquelas informações capazes de identificar uma pessoa de alguma forma. Por exemplo, o nome de alguém, o endereço, a idade, seus dados de documento ou e-mail, entre outras informações.
Esses dados são coletados, armazenados e tratados a todo momento por empresas ou até mesmo pelo governo. Por conta disso e com o objetivo de proteger a privacidade e a liberdade das pessoas titulares desses dados, surgiu a LGPD ou Lei Geral de Proteção de Dados pessoais.
A legislação em questão prevê como todo o tratamento e o controle de dados deve acontecer e também, prevê as devidas sanções para os casos de descumprimento da lei.
A lei 13.709/18 foi sancionada em 2018, sendo que alguns artigos já estão em vigor, enquanto outros, ainda começarão a vigorar em 2021 de acordo com o texto da Lei.
O principal foco da Lei de Proteção de Dados é proteger os dados das pessoas físicas de direito natural. Ou seja, para as empresas, o cuidado deve ser com dados e informações de clientes, usuários e claro, de funcionários.
Você já sabe que, de acordo com a nova lei, é preciso manter protegidos os dados de funcionários, mas como fazer isso?
O RH é o setor responsável por essa tarefa. Inclusive, o RH tem se tornado cada vez mais tecnológico e tem aderido ao uso de ferramentas digitais para suprir a demanda de tarefas operacionais. Essa modernização é ótima para a produtividade. Contudo, é importante lembrar que com ela, o volume de dados criados é muito maior.
Pensando nisso, o setor de Recursos Humanos precisa rever os processos que envolvem algum tipo de tratamento de dados para então, começar a aplicar as mudanças necessárias. Analisar as ferramentas que utiliza hoje em dia e se certificar que todas estão de acordo com a Lei Geral de `Proteção de Dados pessoais é o primeiro passo para fazer um bom controle de dados dos funcionários.
Depois de garantir que as ferramentas terceiras estão de acordo com a Lei e mantendo os dados dos colaboradores seguros, é hora de rever os processos internos:
Criptografar os dados não é obrigatório de acordo com a nova lei. No entanto, para evitar que eles sejam violados, manter os dados criptografados é uma boa dica.
Um dos deveres das empresas segundo a LGPD, é tratar apenas dados que sejam necessários e relevantes para o cumprimento de determinada função.
Sendo assim, não colete nenhuma informação que não seja necessária para o sua devida finalidade.
Para ter certeza de que a coleta, armazenamento, compartilhamento e controle de dados estão sendo feitos da maneira correta, analise os processos de recrutamento, seleção e admissão dos colaboradores e, se necessário, corrija falhas.
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