Guia completo do ponto eletrônico: modelos, custos e benefícios para o RH

O controle de jornada é uma das responsabilidades mais importantes em uma empresa, tanto para garantir a conformidade com a legislação trabalhista, quanto para promover uma gestão eficiente do tempo e da produtividade. 

Nesse contexto, o ponto eletrônico se destaca como uma das soluções mais seguras e modernas para o registro de entrada e saída dos colaboradores.

Neste guia completo, você vai entender o que é o ponto eletrônico, conhecer os principais modelos disponíveis no mercado, avaliar os custos e descobrir os benefícios que essa tecnologia oferece para o RH e para empresas de todos os portes.

O que é ponto eletrônico e por que ele é essencial para empresas?

O ponto eletrônico é um sistema automatizado utilizado para registrar os horários de entrada, pausa e saída dos colaboradores. 

Ele substitui métodos tradicionais como livros de ponto e planilhas, oferecendo mais segurança, precisão e transparência.

Conforme o Art. 74 da CLT e a Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho, empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a manter um sistema formal de controle de jornada, e o modelo eletrônico é uma das alternativas mais eficazes.

Sem um controle eletrônico adequado, empresas ficam vulneráveis a:

• Processos trabalhistas por horas extras não pagas;
• Erros no cálculo da folha de pagamento;
• Falta de comprovação em auditorias fiscais e jurídicas.

Modelos de ponto eletrônico e como funcionam

A tecnologia evoluiu e hoje existem diferentes tipos de ponto eletrônico para atender às necessidades específicas de cada empresa. Abaixo, destacamos os principais modelos:

Ponto eletrônico convencional (Relógio de Ponto REP)

O REP (Registrador Eletrônico de Ponto) é um equipamento físico homologado pelo Ministério do Trabalho. Ele imprime comprovantes e armazena os dados localmente.

Vantagens:

• Atende rigorosamente às exigências legais;
• Registros físicos disponíveis para auditorias;
• Uso consolidado em grandes organizações.

Desvantagens:

• Custo elevado de aquisição e manutenção;
• Menor flexibilidade para empresas com equipes externas ou híbridas.

Ponto eletrônico online e aplicativos de controle de jornada

O ponto digital é feito via web ou aplicativos móveis, registrando a jornada em nuvem com login individual por colaborador. Pode incluir recursos como geolocalização, reconhecimento facial e integração com sistemas de folha.

Vantagens:

• Flexível para home office, equipes externas e trabalho híbrido;
• Atualizações em tempo real;
• Facilidade de acesso a relatórios e backups automáticos.

Desvantagens:

• Exige conexão com a internet;
• Necessita validação jurídica conforme a Portaria 671/2021.

Ponto biométrico e reconhecimento facial

Esse modelo utiliza biometria digital ou facial para registrar o ponto, garantindo a identificação única do colaborador e dificultando fraudes como o famoso “ponto pelo colega”.

Vantagens:

• Alta segurança;
• Rápido e fácil de usar;
• Prevenção de registros indevidos.

Desvantagens:

• Custo mais elevado de implantação;
• Pode exigir infraestrutura específica para captura de dados biométricos.

Benefícios do ponto eletrônico para o RH e empresas

Adotar um sistema de ponto eletrônico vai muito além do simples registro da jornada de trabalho. 

Essa tecnologia contribui diretamente para a eficiência operacional do RH, a conformidade legal e a construção de uma cultura organizacional mais transparente. 

A seguir, veja como o ponto eletrônico impacta positivamente diversos aspectos da gestão de pessoas e dos resultados da empresa.

Conformidade com a CLT e evitação de passivos trabalhistas

Ao automatizar o controle de jornada com um sistema homologado ou regulamentado, a empresa garante maior segurança jurídica e evita problemas com a fiscalização do trabalho.

Redução de erros e automação do controle de jornada

Com menos dependência de registros manuais, o RH evita erros de digitação, retrabalho e inconsistências, aumentando a confiabilidade dos dados.

Transparência e facilidade de acesso aos dados

Sistemas eletrônicos permitem que funcionários e gestores acessem relatórios em tempo real, aumentando a transparência e o engajamento da equipe.

Otimização do tempo e produtividade do RH

Automatizar a coleta e o processamento das jornadas permite que o RH ganhe tempo para focar em tarefas mais estratégicas, como clima organizacional, treinamentos e desenvolvimento de talentos.

Como escolher o melhor sistema de ponto eletrônico para sua empresa?

A escolha do sistema ideal depende de alguns fatores:

• Tamanho da equipe: empresas pequenas podem optar por sistemas online mais simples; grandes empresas podem precisar de soluções robustas e integradas.

• Modelo de trabalho: É presencial, remoto ou híbrido?

• Orçamento disponível: considere o custo total (aquisição + suporte).

• Funcionalidades extras: geolocalização, banco de horas, integração com folha, reconhecimento facial.

Dica: Sempre verifique se a solução está conforme a Portaria 671/2021, que regulamenta os modelos REP-C (convencional), REP-A (alternativo) e REP-P (por programa).

O ponto eletrônico é mais do que uma ferramenta de registro, é um aliado estratégico para a gestão de pessoas, a conformidade legal e a produtividade.

Com diversos modelos disponíveis, é possível encontrar uma solução que se encaixe perfeitamente no perfil da sua empresa, seja ela uma pequena startup ou uma grande indústria.

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