A gestão de projetos é a aplicação de ferramentas, técnicas e práticas para que um projeto seja bem-sucedido. Essa gestão proporciona ordem ao processo, de modo que o empreendimento seja realizado no menor tempo possível, aproveitando ao máximo todos os recursos disponíveis. Esses projetos podem ser para otimizar algum processo da empresa ou ainda para desenvolver algo novo para a organização.
Atualmente, é quase impossível pensar em desenvolver projetos em uma organização sem a gestão de projetos. Isso porque essa prática é capaz de melhorar inúmeros processos internos e até mesmo desenvolver novas soluções.
Além de ajudar a planejar e executar diversos projetos de forma eficiente, a gestão de projetos se torna uma ferramenta fundamental para qualquer organização, pois ela torna possível a separação das ideias aplicáveis das que não são viáveis.
O modelo de gestão de projetos pode ser dividido em etapas, com cada uma sendo colocada em prática ao decorrer do projeto que se deseja.
Nessa fase são realizados os processos para determinar quais resultados devem ser esperados ao final do empreendimento. Aqui também é definido a previsão de custos do projeto, além de um cronograma preliminar. Essa etapa é crucial, pois o projeto é iniciado após o estabelecimento dessas metas.
Essa é uma das fases mais importantes da gestão de projetos. Neste momento, os responsáveis pelo projeto determinam alguns detalhes, como o custo de cada ação, o objetivo e o cronograma. A documentação do processo de planejamento também é uma ótima fonte de informações para se tomar decisões ao longo do empreendimento.
Nesse ponto do projeto, o trabalho definido anteriormente é colocado em prática. Ou seja, essa é a fase que o empreendimento sai do papel para se tornar realidade. Vale ressaltar que, durante a execução, é possível que o planejamento deva ser revisado. Isso ocorre por conta de imprevistos que podem surgir.
Nessa etapa ocorre o acompanhamento das ações que estão sendo realizadas, fazendo a análise da qualidade das entregas e garantindo que tudo esteja de acordo com o que foi planejado para informar aos grupos interessados. Além disso, essa fase não se trata de um processo único e isolado, mas sim contínuo. Dessa forma, nada se perde ao longo do projeto.
Por fim, essa fase formaliza a conclusão do projeto. Isso inclui a finalização de contratos e a validação final do empreendimento com as partes interessadas. Além disso, é importante que, ao finalizar um projeto, os aprendizados adquiridos ao longo dos processos sejam documentados, sejam eles positivos ou não.
Realizar a gestão dos projetos traz diversos benefícios para a empresa. Veja alguns a seguir:
Com um planejamento bem feito, é possível construir um cronograma monitorado continuamente, possibilitando verificar se tudo está sendo cumprido como determinado. Além disso, também é possível analisar as melhores maneiras de otimizar os processos, para que sejam feitos com a melhor qualidade e no menor tempo.
Na gestão de projetos, todas as informações necessárias para a realização do projeto são coletadas no início dos processos. Assim, todas as decisões tomadas são baseadas em dados, tornando-as mais assertivas. Além disso, essas informações também ajudam a pensar em soluções quando algo sai fora do esperado.
Uma boa maneira de estimular a criatividade na hora de pensar em soluções é formar equipes multidisciplinares.
A gestão de projetos proporciona uma enorme quantidade de informações sobre o empreendimento em questão. Dessa forma, pode-se prever os riscos e imprevistos que podem surgir ao longo dos processos. Com isso, o gestor estará sempre preparado para solucionar os possíveis problemas.
O gerenciamento de projetos é realizado por um gestor, mas a execução dos projetos é um trabalho em equipe. Por estarem em busca de conquistar um objetivo em comum, os times formados para executar os projetos tornam-se mais engajados.
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